CONSULTA - Produtividade nas Reuniões e Qualidade nas Decisões

Farhad Firoozmand
ITA, São José dos Campos

O mundo é movido pelas ações dos homens.

Pensamentos são transformados em ações através de decisões.

As ações são necessárias em todas as esferas da vida para a sobrevivência e

progresso do homem.

Ações Rotineiras - são as ações que o homem realiza na execução de suas tarefas diárias e no cumprimento de suas responsabilidades normais da vida. => Utilizam de decisões repetitivas e automáticas.

Ações Empreendedoras - são as ações resultantes de idéias novas que quando colocadas em pratica modificam a vida de um indivíduo ou da coletividade em geral. => Precisam de decisões especificas e bem ponderadas.

Abrangências das decisões

Ações resultantes de decisões podem ter seu efeito sobre um indivíduo isolado até a sociedade em geral. Quanto maior a abrangências das ações, mais bem ponderadas precisam ser as decisões.

No Passado:

As decisões mais importantes eram confiadas a uma pessoa em posição de responsabilidade ou a uma figura de autoridade.

Hoje:

A sociedade clama por uma participação maior nas decisões que lhe afeta.

Motivos: Amadurecimento intelectual. Evolução social. Complexidade da vida moderna.

Empenho: Melhorar as qualidade das decisões através de formação de grupos representativos.

Resultados: Poucas reuniões conseguem produzir decisões bem formuladas visando os interesses da coletividade como um todo.

Fatores contribuintes para a falta de produtividade em reuniões de decisão:

• Muita conversas sem nenhum resultado, em termos de ações que realmente resolvam o problema em pauta.
• A reunião é dominada por poucos indivíduos que monopolizam o tempo da discussão ou imponham seus pontos de vista.
• O assunto é desviado seu real objetivo, por discussões secundárias ou irrelevantes.
• Muita conversa paralela faz com que os participantes se distraiam dificultando assim uma chegada de conclusões.
• Pessoas com receio de falar seus verdadeiros pontos de vista se omitem por medo de ofender ou sofrer algum tipo de censura.
• As críticas faladas que são levadas para o lado pessoal desviam o curso da discussão de seu verdadeiro objetivo, que é o de resolver um determinado problema e não atacar as pessoas.
• Interesses pessoais ou minoritários são considerados por alguns setores acima dos interesses da coletividade ou do grupo como um todo.
• O apego excessivo dos participantes quanto a suas opiniões próprias impede o desdobramento da verdade sobre o assunto em discussão.
• Menosprezo por alguns indivíduos da opinião dos outros conduzindo a alienação entre os membros do grupo.
• A pressa para aprovar uma moção ou falta de informação sobre uma questões conduz a decisões prematuras que são apenas soluções parciais do problema.
• Representantes eleitos se sentem freqüentemente obrigados a tomar atitudes intransigentes por medo de "desagradar" seu eleitorado, mesmo que durante a reunião apontem uma solução mais moderada.
• Uma vez votada uma decisão, a inconformidade dos dissidentes com a voz da maioria coloca em jogo o êxito de qualquer plano aprovado pelo grupo.

Processos alternativos para tomada de decisões:

Qual processo é melhor? Um grupo tem em potencial maior para formulação de decisões do que um indivíduo sozinho. A consulta em grupo é o processo que permite a um grupo aproveitar da melhor forma possível, a sabedoria e a experiência coletiva de seus membros.

CONSULTA

O que é:

A consulta é o processo que permite a um grupo aproveitar da melhor forma possível, a sabedoria e a experiência coletiva de seus membros.

Origem:

Bahá’u’lláh (1817-1892), Fundador da Fé Bahá’í, Autor da Revelação Divina destinada a trazer uma Nova Era de paz, unidade e justiça social em todo o planeta. Bahá’u’lláh anunciou o advento do estágio de amadurecimento da raça humana e traçou os rumos de uma Nova Ordem Mundial baseados nos princípios de cooperação, justiça e fraternidade entre os povos da terra. Entre Seus ensinamentos visando o progresso espiritual e social da humanidade, Bahá’u’lláh delineou o princípio da consulta: "A consulta confere maior compreensão e transforma a dúvida em certeza. Ela é uma luz brilhante que, em um mundo escuro, indica o caminho e guia. Para tudo existe e continuará a existir um estágio de perfeição e maturidade. A maturidade é dádiva da compreensão e manifestada através da consulta." "Dize: Nenhum homem pode atingir a sua verdadeira posição exceto através da unidade. Nenhum bem-estar podem ser atingidos exceto através da consulta."

CONSULTA: A Causa de Compreensão e de Despertar

A Consulta é o processo que permite a um grupo aproveitar da melhor forma possível, a sabedoria e a experiência coletiva de seus membros.

Os múltiplos benefícios da consulta:

• Melhora nossa compreensão de um determinado assunto.
• Esclarecer dúvidas.
• Compreender um outro melhor.
• Tomar decisões de qualidade.
• Solucionar problemas.
• Elaborar planos de ação bem ponderados.
• Tornar reuniões mais produtivas.
• Promover entendimento entre as pessoas.

Como funciona?

A consulta é um processo que aprimoramos à medida que compreendemos e colocamos em ação os princípios que lhe aplicam.

Implica em uma mudança de paradigma. Exige o abandono de conceitos obsoletos, o cultivo de uma atitude amadurecida a adoção de novos padrões de comportamento.

Princípios da Consulta:

A postura adotada pelos integrantes de um encontro é muito mais importante que qualquer regulamento visando um controle administrativo da reunião.

O sucesso de uma consulta depende, em grande escala, de atitudes prevalecentes entre seus participantes.

Alguns preceitos para uma consulta bem sucedida:

• Espírito preparado.
• Unidade de propósito.
• Pureza de motivo.
• Humildade.
• Franqueza e sinceridade.
• Empenho para investigar a verdade independente das idéias próprias.
• Ambiente desconstrangido permitindo a livre expressão dos diversos pontos de vista.
• Interesses da coletividade acima dos interesses minoritários.
• Não deixar preconceitos influenciar na percepção das idéias.
• Nível de participação igual por igual.
• Não ofender diante das opiniões opostas.
• Considerar a opinião própria uma contribuição para o consenso final e não aquela que todos devem aprovar.
• Não tornar as opiniões divergentes motivo para confrontação pessoal.
• Preservar cordialidade e harmonia em todas as fases da consulta.
• Evitar repetição de idéias e desvios do assunto em pauta.
• Ser justo e imparcial em avaliar o mérito das idéias.
• Após votação apoiar a voz da maioria seja ela qual for.
• A chave do sucesso está na unidade do grupo.

   

  Etapas do processo decisório:

Essas podem variar conforme a finalidade e o tipo de pauta.

• Definição do objetivo da reunião.
• Levantamento dos fatos pertencentes ao assunto.
• Identificação dos princípios em que deverão ser baseadas as decisões
• Debate e pronunciamento das idéias.
• Formulação da moção e votação.
• Definição da ação a ser tomada.

Mudança de Paradigma Implicada pela Aplicação de

Consulta em Reuniões Deliberativas:

Uma definição simples de "Administração" poderia ser o processo de guiar uma organização, ou um grupo organizado de pessoas, em direção do seu propósito. Qualquer imaginação que possamos ter em relação à boa ou má administração, seja ela criativa ou restritiva, eficaz e eficiente ou ineficaz e ineficiente, refere-se ao método de tomada e implementação de decisões que está sendo usado para levar os grupos e as organizações ao seu objetivo. Assim sendo quando falamos de "Metodologia", "Dinâmica" ou "Prática" estamos nos referindo à "Administração" dos Grupos de "Escrever o Futuro" por eles mesmos, ou método usado para tomada e implementação de decisões nestes Grupos, inclusive no Grupo Fundador.

Em cada assunto há aqueles que levantam a voz, oferecem conceitos mais avançados que outros de seus contemporâneos e às vezes bem adiante de seu tempo. Eles parecem estar em sintonia com forças maiores que estão remodelando os pensamentos de sua época e transpondo paradigmas. Uma destas pessoas no campo de administração foi MARY PARKER FOLLET.

Cronologicamente, Mary Follett pertenceu à era de Administração Científica. Esta escola de administração, que se originou na última parte do século dezenove e dominou a prática de gerenciamento até a década de 1930, visava calcular cientificamente quanto os trabalhadores poderiam produzir. Mary Follett porém era filosoficamente sincronizada com os aspectos da psicologia social da administração. Quando o gerenciamento científico e administração autoritária estavam no seu auge, ela escreveu sobre consulta em grupo como uma aproximação nova à administração de organismos.

Ela foi descrita como "uma pessoa de mente e pensamentos universais" que devotou sua vida à procura de princípios que pudessem assegurar uma base estável para progresso ordenado do desenvolvimento humano. Ela visualizou a organização consciente como o grande objetivo espiritual do homem e escreveu que o mundo necessitava de novo relacionamento entre os seus grupos constituintes. Para ela isto era um desafio fundamental perante todas as esferas da atividade humana e não somente na indústria. "Acredito que o fim de guerras das nações e guerras entre trabalho e capital virá exatamente da mesma maneira, formando as nações em um só grupo ... então perderemos a noção de antagonismo pertencente a um mundo estático, e veremos que o mundo é capaz de se integrar."

Mary Follett chamou atenção para grandes forças criativas operando dentro de um grupo, bem como para o sentimento de realização individual encontrado na discussão do grupo. Seu tema era que da consulta de grupo, as pessoas poderiam extrair as idéias latentes dos outros e manifestar sua unidade na perseguição de uma meta comum. Ela disse que a administração estaria "movimentando-se em harmonia com forças mais profundas e vitais do progresso humano." As pesquisas e práticas posteriores confirmaram sua intuição.

Avaliando a forma de funcionamento de grupos, Mary Follett viu que a maioria das decisões era tomada através de "domínio" de alguns indivíduos, forçando suas idéias a outros com coerção direta ou indireta ou através de "compromisso" no qual, cada parte renuncia a algo para chegar a uma solução.

Domínio foi claramente inconveniente e compromisso também, uma vez que o compromisso implicou no reacerto do material existente e não em ajustamento criativo. Follett advogou o processo de "Integração" como a única aproximação criativa no sistema de debate coletivo. Integração no debate de grupo significava jogar as idéias na discussão para que da mistura de todas estas idéias um novo pensamento pudesse evoluir. Significava transcender as barreiras de alternativas mutuamente exclusivas. O exemplo dado por Follett era o seguinte:

A teoria de integração também sustentava que nas relações sociais, as relações recíprocas sempre contêm um valor adicional. Relações entre pessoas produzem respostas, não somente entre si mas também com os arredores e entre as pessoas e o meio ambiente. Em outras palavras, o potencial na experiência cooperativa era sempre maior que a soma de um e outro.

Trabalho com grupos na indústria e governo com objetivo de implementar a teoria de integração na década de vinte, demonstrou a Follett que não se tratava de um processo fácil, pois necessitava de mudança total de atitudes e desenvolvimento de novas aptidões. A maioria das pessoas foi educada para dominar à outras e às vezes tornavam-se desapontadas se as discussões do grupo terminavam sem a "emoção da conquista". Esta atitude foi o maior obstáculo para a criação de grupos progressivos de consulta.

Nas décadas vinte e quarenta, os cientistas ELTON MAYO e KURT LEWIN respectivamente diagnosticaram a alienação e insatisfação da sociedade industrial e advogaram a participação do trabalhador no planejamento e tomada de decisão dos administradores. Destas descobertas surgiu o movimento de "RELAÇÕES HUMANAS". Relações humanas procurou um caminho para que o trabalhador pudesse realizar seus anseios de maior responsabilidade, trabalho mais significativo e finalmente reafirmar a sua natureza criativa e responsável de ser humano, O princípio baseava-se na fé em pessoas e respeito para com seus atributos e habilidades.

Ainda hoje em muitas áreas as instituições da nossa sociedade têm sido autoritárias no seu sistema de tomada de decisão e administração. Em cada nível de funcionamento de uma organização, a vontade de uma pessoa tem sido a força motriz das tomadas de decisões. Além disso, os níveis hierárquicos superiores gerentes não têm demonstrado a vontade de diluir sua autoridade de nenhuma forma e portanto a administração tradicional deixou pouco espaço para a prática de participação em grupo.

Mas, tal como os especialistas em administração nestes últimos anos vêem, na experiência Bahá’í, a importância da "Consulta" em grupos, na família, nos negócios e na administração está acima deste conceito de Relações Humanas. A "Consulta" é parte de um sistema de vida e a participação na solução dos problemas em grupos é essencial para o desenvolvimento saudável da sociedade.

Este conceito combina a atitude científica com a experiência criativa do grupo. Ambos os elementos são essenciais para permitir a libertação das potencialidades das pessoas e das organizações.

Independente de qualquer pesquisa científica, na década vinte nas comunidades Bahá’ís espalhadas no oriente e no ocidente, a prática de "Consulta" , como tomada de decisões e administração coletiva dos assuntos, foi estabelecida sem sombra de dúvidas como um dos princípios fundamentais de administração da comunidade. A "Consulta" foi criada e baseada unicamente nos princípios e valores fundamentais, morais e espirituais, independentemente de qualquer metodologia e dinâmicas. A Metodologia poderia seguir livremente os ditames da cultura, grau de desenvolvimento, diversidade e outras características de cada comunidade.

Muito antes da tomada de decisão em grupo tornar-se moda na administração, foram reconhecidos os significados do "espírito de procura da verdade" e "unidade de propósitos" para sucesso da "Consulta". "O objetivo da consulta deve ser a investigação da verdade". Além disto, a experiência da comunidade Bahá'í é valiosa porque: i) ela não partiu de uma teoria científica estudada e elaborada, mas sim dos princípios e valores morais e espirituais imutáveis e aceitos; ii) ela foi simultaneamente aplicada em grupos de todos os níveis sociais, desde índios analfabetos até grupos de professores universitários, empresários e executivos; iii) ela não exigiu a formação de grupos com características e culturas homogêneas e ao contrário, estimulou a participação de membros da comunidade diversificada em cultura, conhecimento, nível social, tipo de pensamento etc.; iv) ela neutralizou qualquer traço de autoridade preexistente nos membros componentes do grupo e conferiu ao próprio grupo como todo, a medida certa de autoridade necessária para tomar decisões e implementá-las.

O processo criativo para um indivíduo não é necessariamente o mesmo que para um grupo ou organização. A questão que enfrentamos quando consideramos a administração mais eficaz e eficiente é: Como realçar a criatividade e a liberdade pessoal no contexto de diversidade e interdependência social? Nas organizações, as pessoas cooperam para alcançar metas e o contexto para a criatividade é essencialmente social. Conseqüentemente, o grupo torna-se a arena para o processo criativo. Ainda mais, os "grupos têm uma vantagem exemplar para pensar porque o potencial para contestação é maior".

A expectativa é que através da "Consulta" os indivíduos descobrirão pontos de vista dos outros, compreenderão melhor um ao outro, se integrarão nas idéias criadas e se unirão em busca do objetivo comum. Diversidade é uma das características essenciais da vida. Aceitar a diversidade e permitir a sua expressão proporciona uma unidade mais completa e duradoura. A analogia freqüentemente usada para explicar o conflito de opiniões e colheita dos seus frutos é :- "A centelha da verdade aparece somente com o choque de opiniões divergentes". Mas para que o choque resulte em centelhas e a centelha se torne um fogo permanente, as pedras não podem quebrar uma à outra, os olhos e atenções devem fixar-se na centelha e não nas pedras e a atmosfera não pode ser nem explosiva e nem fria. Criar e melhorar as condições essenciais para esta forma de "Consulta" é um desafio permanente e gratificante para a comunidade e para cada um dos participantes.

A importância de participação na "Consulta" é colocada da seguinte forma: "Devemos lembrar que o princípio de direito indubitável da livre expressão do indivíduo, sua liberdade de declarar sua consciência e apresentar seus pontos de vista residem na própria raiz ....". Este princípio é levado algo mais adiante em outra passagem: "Não é somente o direito mas a obrigação sagrada de cada membro expressar livre e abertamente seus pontos de vista..." Na prática da "Consulta" os partícipes partem do princípio de que a livre expressão no ambiente de harmonia e espiritualidade poderá conter um vetor além de exposição de motivos e argumentos que derivam do conhecimento, experiência e sabedoria dos membros. Qualquer um dos membros poderá fazer contribuições valiosas, em certo momento, baseadas numa inspiração ou intuição momentânea. Grupos formados com esta visão da realidade valorizam naturalmente e de forma adequada as expressões de um membro, caboclo analfabeto ou outro membro instruído e culto. Esta ênfase no direito e obrigação do indivíduo na expressão livre da sua opinião, ligada à consciência da importância de colocar a visão e os objetivos do grupo acima das preferências e gostos pessoais dos participantes, tornou-se hoje a orientação básica e natural para os grupos de consulta. A criação de uma visão nobre e elevada para o grupo, distinto dos pensamentos e visões individuais dos membros, permite que as deliberações produzam os melhores resultados

Paralelamente, após extensa experimentação em laboratórios de grupo e na vida real, NORMAN MAIER – psicólogo da Universidade de Michigan – concluiu que "A característica distintiva da tomada de decisão democrática está em ter a palavra e não em ganhar a batalha." Membros do grupo devem compreender que seu propósito não é ganhar apoio para suas opiniões mas sim, desenvolver um julgamento coletivo sobre o assunto. Este julgamento pode ser algo mais que a soma de todas as opiniões apresentadas, barganha de um em troca de outra ou mesmo escolha de melhor entre várias. Este pensamento em grupo é somente possível quando os membros, individuais e coletivamente, compreendem a importância de dissociar-se das opiniões. Portanto o desafio para o grupo não é a divergência de opiniões mas o método de enfrentá-la. MAIER se convenceu que as limitações mutuamente aceitas não comprometem a legitimidade e liberdades necessárias para uma consulta criativa. Para submeter-se a limitações deve existir entre os membros do grupo respeito mútuo e harmonia de propósito..

Na questão de tomada de decisão, a maioria dos especialistas em administração é de opinião que o grupo deverá chegar a um consenso. Na opinião de MAIER a aceitação de voto da maioria é uma solução vantajosa, desde que todos tenham a oportunidade de expressar a sua opinião.

Talvez isto não seja a única condição. É difícil imaginar reuniões no ambiente atual de empresários e administradores, onde todos estejam dispostos a abdicar do seu voto em favor do voto da maioria. As razões principais podem ser muitas e podem ser enumeradas como: Primeiro:- falta de unidade no objetivo; Segundo:- tendência a comprometer os princípios e valores em favor de interesses; Terceiro:- falta de humildade e confiança na opinião da maioria; Quarto:- concentração de responsabilidades nas pessoas de níveis hierárquicos definidos, ao invés de no grupo. Quinto:- falta de confiança na sinceridade de outros; Sexto:- falta de crença na supremacia da unidade de pensamento e ação acima de decisões acertadas.

Na "Consulta" a unanimidade ou consenso são colocados como preferenciais porém não como princípio e como a única forma de tomada de decisão. O Grupo empenha-se para obter consenso e unanimidade através de debate franco, cândido e aberto com perspicácia, honestidade de propósito para encontrar a verdade e a solução, e não por meio de insistência na opinião, compromisso, negociações e acomodações. Caso o consenso não seja atingido, a vontade da maioria prevalece, sabendo que os grupos e seus membros poderão gradativamente superar todas as deficiências antes mencionadas e transformar atitudes que estejam incompatíveis com os princípios. Esta forma de tomar a decisão por maioria, procurando antes consenso em torno de uma decisão ou uma verdade, reveste o processo de uma nobreza e maturidade singulares, evita ineficiência e discussões intermináveis, elimina poder de veto de qualquer membro e torna-se muito mais unificador que decidir somente por consenso. Para isto é necessário acreditar que é mais importante a união em torno de uma decisão errada do que a divisão sobre qual a decisão certa ou errada. Além disto precisa admitir que princípios desta natureza somente podem ter sucesso, quando há união em torno de propósitos e valores morais e espirituais sustentados e defendidos pelos membros. A experiência da comunidade demonstra que devido a estas características e reconhecendo as fraquezas básicas do indivíduo, a unanimidade é atingida na maioria das decisões e a unidade é preservada em todas.

Desde a década de vinte, há gerações que foram educadas para considerar a voz da maioria como o único meio que poderá assegurar a unidade e o progresso "Pois onde há união, nada poderá efetivamente opor e paralisar as forças construtivas do desenvolvimento". É comum ver as pessoas, após livre expressão da sua opinião submeter-se radiantemente à vontade da maioria. "Há somente um princípio com o qual deve ser conduzido o trabalho ...... , sendo este a supremacia da vontade da maioria." Quando a decisão da maioria é anunciada, todos os membros do grupo apóiam esta decisão, independente da sua opinião, como se fosse a sua própria. Para todos os efeitos não há dissensão nem maioria e minoria "não sendo permitido que qualquer um dos membros objete ou censure, dentro ou fora da reunião, a decisão da maioria, mesmo que a decisão não seja correta, desde que tal crítica evitaria que qualquer decisão seja posta em prática". O segredo da união e perfeita coalescência de autoridade e poder, reside nestes princípios enraizados na comunidade e na sua administração, nos seus aspectos de tomada e implementação das decisões.

A metodologia e procedimentos sugeridos para tratar dos problemas numa "Consulta" é consideravelmente semelhante aos tradicionais métodos parlamentares e também recomendado pelos especialistas em decisões em grupo.

1. Acerto dos fatos e acordo a respeito.
2. Acordo sobre os princípios e valores espirituais e constitucionais relacionados ao assunto.
3. Discussões completas e francas sobre o assunto até alcançar a apresentação de uma proposição.
4. Acordo sobre a resolução final.

A importância do estágio inicial de procura dos fatos e concordância dos membros a respeito é óbvia. A experiência de muitas organizações tem demonstrado que a qualidade de decisão depende diretamente da qualidade de informações disponíveis. Além disto, a união em torno de fatos reduz possibilidade de muitos erros na decisão e estabelece a base inicial para união do grupo. Quando os membros concordam sobre os fatos ligados ao assunto eles já iniciam sua discussão de uma base única e não chegam a debater entre si, insistindo cada um numa série de fatos e soluções contraditórias a outros.

O passo seguinte na "Consulta" é considerar os princípios envolvidos. Para cada organização é necessário uma série de princípios e objetivos primordiais, na luz da qual os assuntos e decisões são avaliados. É inconcebível como em algumas organizações, em nome da democracia, flexibilidade e conveniência do momento, os princípios e valores são comprometidos. Certamente tais organizações não poderão manter por muito tempo a sua unidade. Por isto a consideração dos princípios apropriados e valores imutáveis é um dos passos mais importantes da "Consulta". Ela proporciona um fundamento e conceito básicos para todas as discussões do grupo.

A livre apresentação de todas as idéias e alternativas é o passo seguinte no processo da "Consulta". Nesta discussão livre, cordial, ansiosa e desapaixonada os membros são encorajados a usar de franqueza, dignidade, cortesia, moderação e amor. Autolimitação e desprendimento, especialmente das idéias próprias, são qualidades que indicam o nível de maturidade dos participantes. Genuíno exercício de honestidade, confiança e cooperação são essenciais; paciência e autocontrole de egoísmo são atributos necessários para o funcionamento da "Consulta". Os membros do grupo não deverão insistir nas opiniões já manifestadas, não deverão persistir no ponto de vista e olhar para o mérito da idéia, ao invés da sua fonte criadora. Ao mesmo tempo a ninguém é permitido diminuir os pensamentos do outro. Estas são qualidades igualmente recomendadas pelos especialistas de trabalho e consulta em grupo.

Pode ser difícil atingir estas condições nos grupos de consulta nas organizações. Muitas vezes os membros têm filosofias opostas, estão competindo entre si ou têm antagonismo e preconceitos. Muitas organizações, estudiosos e profissionais na administração executando treinamentos, orientam grupos a adquirirem as mesmas aptidões. JOHN KELTNER identificou as seguintes aptidões necessárias para cada participante a fim de tornar-se um membro eficiente da consulta:

Aptidões da Lógica:-

• Aptidão em tirar conclusões e fazer julgamentos razoáveis, baseados nas evidências e fatos apresentados.
• Aptidão em evitar generalizações incertas e em testar o julgamento e decisões dos outros participantes do grupo.
• Aptidão de fazer avaliações das soluções propostas e idéias apresentadas.

• Habilidade em selecionar os assuntos vitais que necessitam debate e evitar assuntos menos importantes que divergem do problema em pauta.
• Habilidade em levantar informações factuais e retratar-lhes ao problema.

• Aptidão em relacionar as contribuições aos problemas.
• Aptidão em permanecer no assunto e evitar argumentação e controvérsia.
• Evidência de uma atitude de investigação objetiva ao invés de interesse especial ou conclusões preconcebidas.

• Habilidade de trazer fatos e evidências quando são necessários.
• Habilidade em verificar a validade e a exatidão dos fatos e das evidências apresentadas,

• Vontade de trabalhar no grupo como um todo ao invés de forçar as idéias e argumentos individuais, em prejuízo do progresso do grupo.
• Demonstração do sentimento de ser um membro do grupo e não um indivíduo tentando sobrepujar aos outros com suas aptidões.

• Habilidade em compromissar-se e ajustar-se às diferenças de opinião e sentimentos da maioria em grupo.
• Vontade de ajudar os outros membros do grupo a compreenderem e a verem as idéias e problemas apresentados.

• Evidência de assumir um papel principal, auxiliando o grupo para mover adiante as suas deliberações.

• Evidência em ajudar o grupo a evitar conflitos ou solucioná-los, a fim de caminhar para as decisões.

• Habilidade em manter um diálogo claro e preciso, vocabulário digno e comunicação amigável, informal e direta.

• Habilidade em evitar palestras longas.
• Habilidade em evitar demonstrações de argumentos e oratória.

• Habilidade em evitar interrupções e tratamento indiscreto das personalidades.
• Habilidade em manter alto nível de comportamento em cortesia.

Na "Consulta" o líder do grupo é eleito pelos próprios membros como coordenador e não possui nenhuma posição ou autoridade especial. O coordenador tem a responsabilidade de guiar o fluxo da consulta. É um harmonizador e não mandatário ou centro de conhecimento. Aptidões classificadas por KELTNER demonstram a importância e valor da contribuição do coordenador.

• Habilidade em ajustar-se rapidamente ao progresso do grupo.
• Habilidade em seguir em frente com o grupo e não ficar preso aos tópicos, quando o grupo se mover adiante.

• Habilidade em guiar o grupo mas não dominar.
• Determinação de aceitar a decisão do grupo sem forçar a votação.

• Habilidade em obter decisões do grupo de maneira informal sem apelar para procedimento rígido.

• Habilidade em resolver conflitos.
• Habilidade de mover e debater-se adiante sem ferir as sensibilidades ou posições dos membros do grupo.
• Habilidade de obter as opiniões de todos os lados sem permitir a degeneração em discussão ou argumentação.

• Habilidade de resumir as idéias e na melhor oportunidade usá-las para ajudar o grupo no seu progresso.

• Habilidade de encorajar a maior participação possível de todos os componentes do grupo.
• Aptidão em encorajar a participação dos membros acanhados e nivelar os membros dominadores.

• Aptidão de fazer perguntas estimulantes para debate.
• Habilidade para fazer perguntas que ajudem o grupo a se avaliar.

Para executar este papel o coordenador deve sinceramente considerar o grupo como a fonte de idéias e soluções e não pessoas a serem manipuladas e conquistadas para sua própria forma de pensar. Nas empresas, as instituições educacionais e outras organizações grandes, esta orientação requer maior atenção, uma vez que os administradores normalmente vêem os grupos de consulta como um show para "participar o seu poder". Por isto são organizadas consultas "pseudodemocráticas". O líder quer a aparência de participação mas planeja manter o controle das decisões. Imediatamente depois de apresentar o problema, ele introduz suas idéias preconcebidas, dando boas vindas a algumas sugestões dos membros do grupo, ignorando ou veladamente vetando outros e mantendo a rédea até a solução final que ele é predisposto a aceitar.

Sensibilidade social e a disposição de ouvir são essenciais para o coordenador poder extrair o potencial do grupo e assegurar o fluxo harmonioso dos debates. Nas organizações é especialmente importante que o líder do grupo não aprove entusiasticamente ou vete emocionalmente uma idéia antes que todos os pontos sejam levantados e outras opiniões apresentadas. Isto porque os líderes do grupo, normalmente ocupam posições ou cargos como diretor, supervisor, chefe, etc. que podem inibir outros membros do grupo a apresentar livremente suas opiniões.

Tamanho tem grande influência no funcionamento do grupo. Nos grandes grupos, - a experiência tem demonstrado - , a tendência é de centralização das comunicações, falta de participação dos mais acanhados, perda de informalidade e a falta de senso de responsabilidade nos participantes do grupo. Naturalmente o objetivo do grupo é o fato determinante do seu tamanho. Se o debate é puramente para criar visão ou fazer recomendações o número de participantes pode ser maior. Para reunião de consulta e soluções de problemas, onde o objetivo é produzir uma decisão em grupo, o número ideal pode ser de 4 até 12 membros. A pesquisa neste campo ainda não é conclusiva.

Consulta em grupo não é um processo fácil. Como MARY FOLLETT explicou, ela exige "uma inteligência superior, percepção e discernimentos agudos e acima de tudo, engenho". As relações entre os participantes devem se caracterizar por respeito mútuo e cooperação responsável.

Apesar das dificuldades, as pesquisas mais recentes confirmam que o método é a "chave da administração criativa". O processo motiva a criatividade e proporciona melhor qualidade de decisões.

A prática de consulta em grupo é uma ferramenta poderosa na mão do homem e suas potencialidades de desenvolver decisões sábias e justas e de criar unidade entre os homens é grande. Numa visão futurísticas da nossa era – MARY FOLLETT escreveu:- "Estamos no início do período de energia criativa, porém ao invés da criatividade individual do passado que nos proporcionou nossos artistas e nossos poetas, agora entramos no período de criatividade coletiva, se tivermos a imaginação necessária para ver as suas potencialidades, seus alcances e sua significação e acima de tudo se formos decididos a pacientemente elaborar seus métodos."

A paciência para "elaborar estes métodos" está no núcleo da luta para alcançar a verdadeira "Consulta" e administrar como um corpo integrado e unido. A eficácia deste processo depende, em última instância, da habilidade do indivíduo em reorientar o seu comportamento, em remodelar a sua atitude e, em outras palavras, em regenerar-se. A esperança de uma nova ordem social depende da transformação espiritual dos indivíduos. Este é o desafio inevitável. Se procurarmos casamentos mais felizes, juventude mais motivada, conciliação internacional ou administração saudável, devemos como pessoa rejeitar as práticas egoístas, corruptas e divisionárias da atual era materialista e colocar os valores espirituais no centro de nossos pensamentos e nossas vidas.

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